Was sind Topic Tables?

Topic Tables sind zeitlich begrenzte Arbeitsgruppen innerhalb der (Sub-)Community, die sich Herausforderung des Forschungsdatenmanagements (FDM) widmen. Sie bieten eine Plattform zur gemeinsamen Entwicklung von Lösungen oder Lösungskonzepten für (datenrelevante) Bedarfe innerhalb der Biodiversitätsforschung. Das Format ermöglicht es, über die Zusammenarbeit mehrerer Partner hinweg konkrete Outputs z.B. Workflows, Grundsatzpapiere, Roadmaps, Whitepapers, Datenprodukte, Leitlinien oder konkrete Folgeanträge zu erstellen. 

Im Renewal Proposal vom NFDI4Biodiversity Konsortium wurden Topic Tables als Instrument für die Community angelegt. Dabei bieten die Topic Tables die Möglichkeit in einem zeitlich begrenzen Rahmen an konkreten Ideen und Problem zu arbeiten. 

Der Fokus liegt dabei auf einem spezifischen Thema (Topic) welches im gemeinsamen Austausch oder Workshops bearbeitet werden kann und dann mit Hilfe entsprechender Outputs für die ganze Community bereitzustellen und entsprechend skalierbar zu machen. Aufgrund dieses Setups werden die Topic Tables im  Konsortium in Task Area 1-  Community enabling and support (2enable) angegliedert. 

Topic Tables are temporary working groups within the community or a sub-community that are dedicated to data-related research data management (RDM) challenges. They offer a platform for the joint development of solutions or solution concepts for (data-relevant) needs within biodiversity research. The format makes it possible to create concrete outputs, e.g. workflows, policy papers, roadmaps, white papers, data products, guidelines or concrete follow-up applications, through the cooperation of several partners. 

In the NFDI4Biodiversity consortium's renewal proposal, topic tables were created as a tool for the community. The topic tables offer the opportunity to work on specific ideas and problems flexibly and within a time-limited framework. 

The focus is on a specific topic, which can be worked on in joint discussions or workshops and then made available to the entire community with the help of corresponding outputs and made scalable accordingly. Based on this set-up, the Topic Tables in the consortium are assigned to Task Area 1- Community enabling and support (2enable). 

Funding Application for NFDI4Biodiversity Topic Table 2025

Target group: 

  1. Any researcher affiliated with an NFDI4Biodiversity consortium member organization can apply.
  2. Applicants not affiliated with an NFDI4Biodiversity consortium member organization can apply if they cooperate with a member organization.


Deadline: 

Project duration: max. 1 year

Product owner: TA1M1 Lead

Keywords:  Topic Table

Wer kann Vorschläge einreichen? 

Grundsätzlich kann jeder einen Topic Table beantragen. Folgende Kriterien müssen erfüllt sein:

  • Es müssen mindestens 2 Institutionen beteiligt sein
  • Mindestens eine Institution muss Partner in NFDI4Biodiversity sein, um die Weiterleitung der Mittel (gemäß Kooperations- und Mittelweiterleitungsvertrag) zu ermöglichen (diese Institution sollte als Antragsteller fungieren) 
  • Für jeden Topic Table muss eine Kontaktperson für die Kommunikation mit dem Konsortium benannt werden (diese kann von der antragsstellenden Person abweichen)  

Während der Laufzeit der Topic Tables fungiert die jeweilige Partnereinrichtung als einladende Einrichtung bei Veranstaltungen. 

In principle, anyone can apply for a topic table. The following criteria must be met:

  • At least 2 institutions must be involved
  • At least one institution must be a partner in NFDI4Biodiversity to enable the transfer of funds (in accordance with the DFG funding transfer agreement) (this institution should also submit the application)
  • A contact person for communication with the consortium must be named for each topic table (this person may be different from the person submitting the proposal)  

During the term of the Topic Tables, the respective partner institution acts as the inviting institution for events. 


Förderfähige Aktivitäten für Topic Table

Anträge können sich auf folgende Bereiche beziehen:

  • Workshops und Vernetzungsveranstaltungen
  • Konzeptentwicklung von Datenprodukten und -infrastrukturen (z.B. Roadmaps, Workflows etc.)
  • Publikationen und Dokumentationen (Leitlinien, Grundsatzpapiere, Whitepapers, ...) 
  • Stakeholder-Engagement und Community-Integration
  • Erstellung von Folgeanträgen

Applications can relate to the following areas:

  • Workshops, round tables and networking events
  • Concept development of data products and infrastructure s(e.g. roadmaps, workflows, etc.)
  • Publications and documentation (guidelines, policy papers, white papers, ...) 
  • Stakeholder engagement and community integration
  • Preparation of follow-up applications

Wie kann ich mich beteiligen? 

 Es gibt verschiedene Möglichkeiten sich an Topic Tables zu beteiligen:

  1. Einen eigenen Topic Table einreichen
    1. Identifikation einen Problems oder Themas in der Biodiversitätscommunity, das angegangen werden muss
    2. Partner suchen
    3. Antragsformular ausfüllen  (Beispiel als Ausfüllhilfe siehe unten) [Anker]
  2. Teilnahme an kommenden Umfragen (TBA- LINK- Beschreibung bei "Wie läuft die Umfrage ab?")  wo bereits bestehende Ideen konsolidiert und interessensbekundungen eingesammelt werden
    1. Zur Inspiration findet sich die bisherige Ideensammlung von Topic Tables unter: Inspiration für Topic Tables - NFDI4Biodiversity - GFBio Confluence) 
  3. Des Weiteren können Interessenten an laufenden Topic Tables, nach Rücksprache mit der Topic Table Kontaktperson, teilnehmen. 


Wie läuft die Umfrage ab?

Das neue Instrument der Topic Tables basiert grundsätzlich auf Selbstorganisation. Um den Austausch und die Abstimmung zu erleichtern, wird eine unterstützende Umfrage durchgeführt. In einem zweistufigen Prozess werden zunächst community-relevante Themen und Fragestellungen gesammelt, aufbereitet und über die Mailingliste zur Interessenbekundung weitergeleitet. Bei ausreichend großem Interesse (mindestens zwei Institutionen) werden die Interessenten miteinander vernetzt. Die Gruppen aus dem Konsortium organisieren sich anschließend selbst und beraten über eine mögliche Einreichung.

 There are various ways to participate in topic tables:


  1. Create your own topic table
    1. Identify a problem or issue in the biodiversity community that needs to be addressed
    2. Look for independent partners
    3. Fill out an application form (see below for an example) [Anchor]
  2. Participation in upcoming surveys (TBA LINK description under “How does the survey work?”) where existing ideas are consolidated and expressions of interest are collected
    1. For inspiration, the previous collection of ideas from Topic Tables can be found here (extra page)
  3. After the start of the Topic Tables, interest can still be expressed and, after consultation with the Topic Table contact person, participation is still possible ts. 


The new Topic Tables instrument is based on self-organization. To facilitate exchange and coordination, a supporting survey will be conducted. In a two-step process, community-relevant topics and questions will be collected, processed, and then shared via the mailing list for expressions of interest. If there is sufficient interest (at least two institutions), the interested parties will be brought together. The groups will then organize themselves and discuss a possible submission.


Bewerbung und Fristen

Anträge können bis zum XX.05.2025 eingereicht werden. Für die Topic Tables wird es jährliche Ausschreibungen geben - zeitgleich mit den Ausschreibungen für Flexfunds-Projekte. Für Topic Tables können nur Sachmitteln in Form von Reisekosten, Workshopkosten oder Publikationskosten eingesetzt werden. Es ist nicht möglich Personalmittel zu beantragen.

Die Standardlaufzeit für Topic Tables beläuft sich auf 1 Kalenderjahr. Die Verlängerung der Laufzeit ist durch einen erneuten Antrag möglich

Einreichung: [Link zum Antragsformular]

Als Orientierung für die Budgetbeantragung kann für einen Topic Table, inklusive Workshop und Publikation in einem Open Access Journal, mit ca. 5.000 - 10.000,- € gerechnet werden.

Als Option steht es Topic Tables offen, sich im allgemeinen Flexfunds-Mechanismus um Unterstützung für die Umsetzung ihrer Konzepte mit bestehenden Partnern im Topic Table, dem Konsortium und/oder externen Partnern zu bewerben.

Die Auswahl erfolgt durch ein unabhängiges Review-Board in Abstimmung mit der Steuerungsgruppe. Die geförderten Topic Tables werden in das Arbeitsprogramm von NFDI4Biodiversity integriert.

Applications can be submitted until XX.05.2025. There will be annual calls for Topic Tables - at the same time as the calls for the Flexfunds project. Only material funds in the form of travel expenses, workshop costs or publication costs can be requested for Topic Tables. It is not possible to apply for personnel funds 

The standard duration of Topic Tables is one calendar year. The duration can be extended by submitting a new application

Submission: [Link to application form]

As a guideline for the budget application, approx. 5,000 - 10,000,- € can be expected for a Topic Table including  one workshop and one publication in an open access journal.

As an option, Topic Tables can apply for support for the implementation of their concepts with existing partners in the Topic Table, the consortium and/or external partners via the general Flexfunds mechanism.

The selection is made by an independent review board in consultation with the steering group. The funded Topic Tables will be integrated into the NFDI4Biodiversity work program. 


HIER TOPIC TABLE CALL - Hier sind die Fragen aufgelistet zur Kommentierung 

Anmerkung - wie müssen das Macro wechseln doch ein Word Template erstellen , daher hier erstmal nur die Fragen die abgefragt werden zur kommentierung 

Call for Topic Tables 

  1. Eckpunkte
    1. Was ist der Titel des geplanten Topic Tables?
    2. Beschreiben Sie die Problemstellung und Fragestellung, die behandelt werden soll (max. 250 Wörter)? 
    3. Was ist die Zielsetzung des Topic Tables und wie soll das Ziel erreicht werden?
    4. Was soll als konkreter Output entstehen und für welche Zielgruppe sollen diese Outputs gedacht sein?
    5. Welchen Mehrwert bieten die Outputs?
  2. Beteiligte Personen
    1. Wer ist beteiligt an dem Topic Table? Nennen Sie alle beteiligte Personen mit Name, Institution und E-Mail Adresse
    2. Geben Sie einen Ansprechpartner für den gesamten Topic Table an. Falls kein Ansprechpartner selektiert wurde, gilt der Antragssteller als Ansprechpartner. 
  3. Zuordnung zu NFDI4Biodiversity
    1. Zu welchen Zielen des Arbeitsprogramms (Overall aims) von NFDI4Biodiversity soll mit der Bearbeitung dieses Themas beigetragen werden? (Auswahl) 
    2. Gibt es bei den Beteiligten Personen bereits Partner in NFDI4Biodiversity?
    3. Gibt es bei den Beteiligten Überschneidungen mit Institutionen oder Personen die auch in anderen NFDI- Konsortien involviert sind? Wenn ja bitte Nennung mit dem entsprechenden Konsortiums.
  4. Arbeitsweise
    1. Wie sieht die Arbeitsplanung aus? Wie viele Treffen soll es geben in welchem Turnus?
    2.  Sind in person Treffen / Workshop / Tagungen etc. geplant?
  5. Ressourcen
    1. Wie lang soll der Topic Table laufen? ( Anzahl Monate- maximal 12)
    2. Wann soll der Topic Table starten? (es wird vom 01.01 eines jeden Kalenderjahres ausgegangen- bei Abweichung bitte angeben und begründen)
    3. Wie viele Sachmittel werden beantragt und wofür sollen diese genutzt werden?


Abchecken durch Checkboxen:

  • Ich stimme der Verarbeitung meiner Daten nach der Datenschutzline zu Antragseinreichung zu: GFBio Link
  • Ich stimme der Veröffentlichung meiner E-Mail-Adresse/ der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners auf der Knowledge Base und der Website für die Kontaktaufnahme zu.
  • Ich stimme zu dass die antragsstellende Institution Partner von NFDI4Biodiverstiy ist
  • Ich stimme der Weitergabe des beiliegenden Antrages an die am Auswahlprozess beteiligten Personen und Institutionen zu.



Laufende Topic Tables:

 Coming soon in January 2026 


An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Bei konkreterne Fragen zu spezifischen Topic Tablen  oder während ein Topic Table schon läuft meldet euch bei der entsprechenden Koordination in TA1 (TBA)

For more specific questions about specific topic tables or while a topic table is already running, please contact the relevant coordinator in TA1 (to be announced)





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