Funding Application for NFDI4Biodiversity Topic Table 2025

Target group: 

  1. Any researcher affiliated with an NFDI4Biodiversity consortium member organization may apply.
  2. Applicants not affiliated with an NFDI4Biodiversity consortium member organization can apply if they cooperate with a member organization.

Deadline:  

Project duration: max. 1 year

Contact person: Sarah Fischer 

Keywords: Topic Table

Über die Topic Tables

Mit der Community für die Community: Zu den Grundsäulen von NFDI4Biodiversity gehört es, die Biodiversitätsfachgemeinschaft aktiv in die Arbeit des Konsortiums einzubeziehen und zur Mitgestaltung einzuladen. Ein neues Format hierfür sind die Topic Tables: sinnbildliche Thementische, an denen Herausforderungen im Bereich des Forschungsdatenmanagements angegangen werden können, für die bisher der Ort oder das Team fehlten. Ziel ist es, sich in Arbeitsgruppen zusammenzufinden und gemeinsam Lösungsansätze für komplexere Herausforderungen vorzudenken – etwa in Form eines Grundsatzpapiers, eines White Papers, einer Roadmap, einer Leitlinie oder eines Folgeantrags, um das Vorhaben weiter voranzubringen. Die Topic Tables bieten so Gelegenheit, sich innerhalb des großen und diversen NFDI4Biodiversity-Expertennetzwerks sowie der erweiterten Community zu vernetzen und mit vereinten Kräften unmittelbar Verbesserungen anzustoßen.

Der Fokus liegt dabei auf einem spezifischen Thema (Topic), das im gemeinsamen Austausch oder in Workshops bearbeitet wird und am Ende in Form entsprechender Outputs der Community zur Nutzung und Weiterbearbeitung zur Verfügung gestellt wird. Worum es dabei geht, ist den Arbeitsgruppen freigestellt, jedoch muss ein Bezug zu den Zielen und Aufgabenbereichen im Arbeitsprogramm für die zweite Förderphase existieren (nähere Informationen zum Arbeitsprogramm findet sich hier: Participation in Funding Phase II - Knowledge Base - GFBio Confluence).


Organisatorisch sind die Topic Tables in Task Area 1 – Community Enabling and Support (2enable) angesiedelt.


With the community for the community: One of the cornerstones of NFDI4Biodiversity is to actively involve the biodiversity community in the work of the consortium and invite them to help shape it. A new format for this are the Topic Tables: symbolic theme tables at which challenges in the field of research data management can be tackled for which the location or team was previously lacking. The aim is to come together in working groups and jointly develop solutions for more complex challenges - for example in the form of a policy paper, a white paper, a roadmap, a guideline or a follow-up application to take the project forward. The Topic Tables provide an opportunity to network within the large and diverse NFDI4Biodiversity network of experts and the wider community and to join forces to initiate immediate improvements.

The focus is on a specific topic, which is worked on in joint discussions or workshops and is then made available to the community for use and further development in the form of corresponding outputs. The working groups are free to decide what they want to work on, but there must be a link to the objectives and areas of activity in the work programme for the second funding phase (more information on the work programme can be found here: Participation in Funding Phase II

Organizationally, the Topic Tables are located in Task Area 1 - Community Enabling and Support (2enable).



Vorschläge einreichen 

Grundsätzlich sind alle Akteur:innen der Biodiversitätscommunity dazu eingeladen, Topic-Table-Themen einzureichen.

Folgende Voraussetzungen müssen dabei erfüllt sein:

  • Das Thema wird von mindestens zwei Institutionen gemeinsam bearbeitet
  • Soweit Finanzmittel beantragt werden, muss mindestens ein Konsortialpartner in NFDI4Biodiversity beteiligt sein (Liste von Partnern: Letter_of_intent). Um die Weiterleitung von Mitteln (gemäß Kooperations- und Mittelweiterleitungsvertrag) zu ermöglichen, solle dieser als Antragsteller fungieren.
  • Für jeden Topic Table wird eine Kontaktperson für die Kommunikation mit dem Konsortium benannt (diese kann von der antragsstellenden Person abweichen)  
  • Das Thema adressiert eine abgrenzbare, in der Biodiversitäts-Community vorhandene Herausforderung in Sachen Datenmanagement

Geht es später an die Einberufung der Arbeitsgruppe, fungiert der federführende NFDI4Biodiversity Konsortialpartner als einladende Institution.


Submit Topic Tables

In principle, all stakeholders in the biodiversity community are invited to submit Topic Table topics.

The following requirements must be met:

  • The topic is being worked on jointly by at least two institutions
  • If funding is requested, at least one consortium partner must be involved in NFDI4Biodiversity (list of partners: Letter_of_intent). In order to enable the transfer of funds (in accordance with the cooperation and funding transfer agreement), this partner should act as the applicant.
  • A contact person for communication with the consortium is named for each topic table (this may differ from the person submitting the application)  
  • The topic addresses a definable data management challenge that exists in the biodiversity community

If the working group is later convened, the lead NFDI4Biodiversity consortium partner acts as the inviting institution.


Beteiligungsmöglichkeiten 

 Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich an Topic Tables zu beteiligen:

  1. Einen eigenen Topic Table einreichen
    1. Identifikation eines Problems oder Themas in der Biodiversitätscommunity, das dringend einmal angegangen werden sollte.
    2. Mitstreiter:innen suchen (s. auch Vorschläge einreichen)
    3. Antragsformular ausfüllen (Beispiel als Ausfüllhilfe siehe unten) [Anker]
  2. Teilnahme an kommenden Umfragen (TBA- kommt bald), in denen bereits bestehende Ideen konsolidiert und Interessensbekundungen für die Beteiligung an möglichen Topic Tables eingesammelt werden
    1. Zur Inspiration findet sich eine vorläufige Ideensammlung von Topic Tables hier: Inspiration für Topic Tables - NFDI4Biodiversity - GFBio Confluence
  3. Des Weiteren können Interessierte nach Rücksprache mit der betreffenden Topic-Table-Kontaktperson an laufenden Topic Tables teilnehmen


Participation options 

There are various ways to participate in Topic Tables:

  1. Submit your own topic table
    1. Identify a problem or topic in the biodiversity community that urgently needs to be addressed.
    2. Find fellow campaigners (see also Submit Topic Tables)
    3. Fill out the application form (see below for an example) [Anchor]
  2. Participate in upcoming surveys (TBA- coming soon), in which existing ideas are consolidated and expressions of interest for participation in possible topic tables are collected
    1. For inspiration, a preliminary collection of ideas for topic tables can be found here: Ideensammlung für Topic Tables  
  3. Furthermore, interested parties can participate in ongoing topic tables after consultation with the relevant topic table contact person




Finanzierung und Fristen

Die Förderung erfolgt vorbehaltlich einer Bewilligung der Mittel im Sommer 2025.

Förderfähige Aktivitäten

Anträge können sich auf folgende Bereiche beziehen:

  • Workshops und Vernetzungsveranstaltungen
  • Konzeptentwicklung von Datenprodukten und -infrastrukturen (z.B. Roadmaps, Workflows etc.)
  • Publikationen und Dokumentationen (Leitlinien, Grundsatzpapiere, Whitepapers, ...) 
  • Stakeholder-Engagement und Community-Integration
  • Erstellung von Folgeanträgen


Funding and deadlines

Funding is subject to approval of the funds in summer 2025.

Eligible activities

Applications can relate to the following areas:

  • Workshops and networking events
  • Concept development of data products and infrastructures (e.g. roadmaps, workflows, etc.)
  • Publications and documentation (guidelines, policy papers, white papers, ...)
  • Stakeholder engagement and community integration
  • Preparation of follow-up applications


Finanzierung

  • Zur Unterstützung der Topic Tables werden Sachmittel bereitgestellt, etwa für Reisen zu Präsenztreffen, Tagungen, Workshops oder Publikationen.
  • Personalmittel zu beantragen, ist hingegen nicht möglich.

Als Orientierung für die Budgetbeantragung kann für einen Topic Table, inklusive Workshop und Publikation in einem Open Access Journal, mit ca. 5.000 bis 10.000 Euro gerechnet werden. 

Als Option steht es Topic Tables offen, sich für die Umsetzung ihrer Konzepte mit bestehenden Partnereinrichtungen inner- oder außerhalb des Konsortium um eine weitere Finanzierung zu bewerben. 

Funding

  • Resources are provided to support the Topic Tables, for example for travelling to face-to-face meetings, conferences, workshops or publications.
  • However, it is not possible to apply for personnel funding.

As a guide for budget applications, a topic table, including workshop and publication in an open access journal, can be expected to cost around 5,000 to 10,000 euros. 

Topic Tables have the option of applying for further funding for the realisation of their concepts with existing partner institutions within or outside the consortium. 


Fristen

Laufzeit: Die Standardlaufzeit beträgt ein Kalenderjahr, beginnend am 1. Januar. Eine Verlängerung des Topic Tables ist durch einen erneuten Antrag möglich.

Deadlines:

  •   – Veröffentlichung des Calls
  •   – Einreichungsfrist
  •   – Bekanntgabe der Auswahl nach Budgetplanung durch das Steering Committee
  •   – Kick-off der Topic Tables und Flexfunds-Projekte


Term: The standard term is one calendar year, starting on 1 January. The topic table can be extended by submitting a new application.

Deadlines:

  •   – Call for proposals published
  •   – Submission deadline
  •   – Selection announcement after budget planning by the Steering Committee
  •   – Kick-off of Topic Tables and Flexfunds projects



Auswahlverfahren

Die eingereichten Anträge werden durch ein vom SC mandatiertes Review Board begutachtet, das aus fachkundigen Community-Vertreter:innen zusammengesetzt ist. Sie erstellen ein Ranking und Empfehlungen, über die die Steuerungsgruppe im Rahmen der von ihr verantworteten Budgetaufstellung für jedes Kalenderjahr entscheidet. Konsortialpartner erhalten die Bewilligung als Teil ihrer Budgetzuweisung für das jeweilige Kalenderjahr.  


The applications submitted are assessed by a review board mandated by the SC, which is made up of expert community representatives. They draw up a ranking and recommendations, which the steering group decides on as part of the budget allocation for each calendar year for which it is responsible. Consortium partners receive approval as part of their budget allocation for the respective calendar year


Topic-Table-Thema einreichen

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