Über die Topic Tables

Mit der Community für die Community: Zu den Grundsäulen von NFDI4Biodiversity gehört es, die Biodiversitätsfachgemeinschaft aktiv in die Arbeit des Konsortiums einzubeziehen und zur Mitgestaltung einzuladen. Ein neues Format hierfür sind die Topic Tables: sinnbildliche Thementische, an denen Herausforderungen im Bereich des Forschungsdatenmanagements angegangen werden können, für die bisher der Ort oder das Team fehlten. Ziel ist es, sich in Arbeitsgruppen zusammenzufinden und gemeinsam Lösungsansätze für komplexere Herausforderungen vorzudenken – etwa in Form eines Grundsatzpapiers, eines White Papers, einer Roadmap, einer Leitlinie oder eines Folgeantrags, um das Vorhaben weiter voranzubringen. Die Topic Tables bieten so Gelegenheit, sich innerhalb des großen und diversen NFDI4Biodiversity-Expertennetzwerks sowie der erweiterten Community zu vernetzen und mit vereinten Kräften unmittelbar Verbesserungen anzustoßen.

Der Fokus liegt dabei auf einem spezifischen Thema (Topic), das im gemeinsamen Austausch oder in Workshops bearbeitet wird und am Ende in Form entsprechender Outputs der Community zur Nutzung und Weiterbearbeitung zur Verfügung gestellt wird. Worum es dabei geht, ist den Arbeitsgruppen freigestellt, jedoch muss ein Bezug zu den Zielen und Aufgabenbereichen im Arbeitsprogramm für die zweite Förderphase existieren (nähere Informationen zum Arbeitsprogramm findet sich hier: Participation in Funding Phase II).

Organisatorisch sind die Topic Tables in Task Area 1 – Community Enabling and Support (2enable) angesiedelt.


With the community for the community: One of the cornerstones of NFDI4Biodiversity is to actively involve the biodiversity community in the work of the consortium and invite them to help shape it. A new format for this are the Topic Tables: symbolic theme tables where challenges in the field of research data management can be tackled for which a functional structure or team was previously lacking. The aim is to come together in working groups and jointly develop solutions for complex challenges in the field - for example in the form of a policy paper, a white paper, a roadmap, a guideline or a follow-up application to take the issue forward. The Topic Tables provide an opportunity to capitalise on the large and diverse NFDI4Biodiversity network of experts and the wider community in order to achieve direct improvements.

The focus is on a specific topic, which is worked on in joint discussions or workshops and is then made available to the community for use and further development in the form of corresponding outputs. The working groups are free to decide what they want to work on, but there must be a link to the objectives and areas of activity in the work programme for the second funding phase (more information on the work programme can be found here: Participation in Funding Phase II).

Organisationally, the Topic Tables are located in Task Area 1 - Community Enabling and Support (2enable).

Application for NFDI4Biodiversity Topic Tables 2026

Target group: 

  1. Any researcher affiliated with an NFDI4Biodiversity consortium member organization may apply.
  2. Applicants not affiliated with an NFDI4Biodiversity consortium member organization can apply if they cooperate with a member organization.

Deadline:  

Project duration: usually 1 year

Contact person: Sarah Fischer 

Keywords: Topic Table





Vorschläge einreichen 

Grundsätzlich sind alle Akteur:innen der Biodiversitätscommunity dazu eingeladen, Vorschläge für Topic Tables einzureichen.

Folgende Voraussetzungen müssen dabei erfüllt sein:

  • Das Thema wird von mindestens zwei Institutionen gemeinsam bearbeitet
  • Soweit Finanzmittel beantragt werden, muss mindestens ein Konsortialpartner in NFDI4Biodiversity beteiligt sein (die Liste der Partner ist entweder intern auf der Confluence Seite: Consortium Partners and their Roles , oder auf der Projektseite der DFG zu finden). Um die Weiterleitung von Mitteln (gemäß Kooperations- und Mittelweiterleitungsvertrag) zu ermöglichen, sollte die Kontaktperson/der PI der NFDI4Biodiversity Partnereinrichtung als antragstellende Person fungieren
  • Für jeden Topic Table wird eine Kontaktperson für die Kommunikation mit dem Konsortium benannt (diese kann von der antragstellenden Person abweichen)  
  • Das Thema adressiert eine abgrenzbare, in der Biodiversitäts-Community vorhandene Herausforderung in Sachen Datenmanagement

Geht es später an die Einberufung der Arbeitsgruppe, fungiert der federführende NFDI4Biodiversity Konsortialpartner als einladende Institution.


Submit Topic Tables

In principle, all stakeholders in the biodiversity community are invited to submit Topic Tables.

The following requirements must be met:

  • The topic is being worked on jointly by at least two institutions
  • If funding is requested, at least one consortium partner must be involved in NFDI4Biodiversity (list of partners available internally on the Confluence Seite: Consortium Partners and their Roles , or on the DFG project page). In order to enable the transfer of funds (in accordance with the cooperation and funding transfer agreement), the contact person/PI of the NFDI4Biodiversity partner institution should act as the applicant.
  • A contact person for communication with the consortium is named for each Topic Table (this may differ from the person submitting the application)  
  • The topic addresses a definable data management challenge that exists in the biodiversity community

If the working group is later convened, the lead NFDI4Biodiversity consortium partner acts as the inviting institution.


Beteiligungsmöglichkeiten 

 Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich an Topic Tables zu beteiligen:

  1. Einen eigenen Topic Table einreichen
    1. Identifikation eines Problems oder Themas in der Biodiversitätscommunity, das dringend einmal angegangen werden sollte.
    2. Mitstreiter:innen suchen (s. auch Vorschläge einreichen)
    3. Antragsformular ausfüllen
  2. Teilnahme an kommenden Umfragen (TBA- kommt bald), in denen bereits bestehende Ideen konsolidiert und Interessensbekundungen für die Beteiligung an möglichen Topic Tables eingesammelt werden
    1. Zur Inspiration findet sich eine vorläufige Ideensammlung von Topic Tables hier: Ideensammlung für Topic Tables  
  3. Des Weiteren können Interessierte nach Rücksprache mit der betreffenden Topic-Table-Kontaktperson an laufenden Topic Tables teilnehmen


There are various ways to participate in Topic Tables:

  1. Submit your own Topic Table
    1. Identify a problem or topic in the biodiversity community that urgently needs to be addressed.
    2. Find fellow campaigners (see also Submit Topic Tables)
    3. Fill out the application form
  2. Participate in upcoming surveys (TBA- coming soon), in which existing ideas are consolidated and expressions of interest for participation in possible Topic Tables are collected
    1. For inspiration, a preliminary collection of ideas for Topic Tables can be found here: Ideensammlung für Topic Tables  
  3. Furthermore, interested parties can participate in ongoing Topic Tables after consultation with the relevant Topic Table contact person



Finanzierung und Fristen

Förderfähige Aktivitäten

Generell können Aktivitäten, die im Rahmen von mehreren Meetings strategisch oder inhaltlich vorbereitet und wofür ein Manuskript/Konzept oder anderes publiziert werden sollgefördert werden.

Anträge können sich auf folgende Bereiche beziehen:

  • Workshops und Vernetzungsveranstaltungen
  • Konzeptentwicklung von Datenprodukten und -Infrastrukturen (z.B. Roadmaps, Workflows etc.)
  • Publikationen und Dokumentationen (Leitlinien, Grundsatzpapiere, Whitepapers, ...) 
  • Stakeholder-Engagement und Community-Integration
  • Erstellung von Folgeanträgen


Funding and deadlines

Eligible activities

Applications can relate to the following areas:

  • Workshops and networking events
  • Concept development of data products and infrastructures (e.g. roadmaps, workflows, etc.)
  • Publications and documentation (guidelines, policy papers, white papers, ...)
  • Stakeholder engagement and community integration
  • Preparation of follow-up applications


Finanzierung

  • Zur Unterstützung der Topic Tables werden Sachmittel bereitgestellt, etwa für Reisen zu Präsenztreffen, Tagungen, Workshops oder Publikationen.
  • Personalmittel zu beantragen, ist hingegen nicht möglich.

Als Orientierung für die Budgetbeantragung kann für einen Topic Table, inklusive Workshop und Publikation in einem Open Access Journal, mit ca. 5.000 bis 10.000 Euro gerechnet werden. 

Als Option steht es den Gruppen offen, sich für die Umsetzung ihrer Konzepte mit bestehenden Partnereinrichtungen inner- oder außerhalb des Konsortium um eine weitere Finanzierung zu bewerben. 

Funding

  • Resources are provided to support the Topic Tables, for example for travelling to face-to-face meetings, conferences, workshops or publications.
  • However, it is not possible to apply for personnel funding.

As a guide for budget applications, a Topic Table, including workshop and publication in an open access journal, can be expected to cost around 5,000 to 10,000 euros. 

Topic Table teams have the option of applying for further funding for the realisation of their concepts with existing partner institutions within or outside the consortium. 


Fristen

Laufzeit: Die Standardlaufzeit beträgt in der Regel ein Kalenderjahr, beginnend am 1. Januar. Eine Verlängerung des Topic Tables ist durch einen erneuten Antrag möglich.

Fristen:

  •   – Veröffentlichung des Calls
  •   – Einreichungsfrist
  •   – Versand der Budgetzuweisungen 
  •   – Kick-off der Topic Tables und Flexfunds-Projekte

Nach der Sitzung des Review Boards im Juni 2026 wird eine Zwischeninformation an die Antragsteller:innen versandt.


Term: The standard term is usually one calendar year, starting on 1 January. The Topic Table can be extended by submitting a new application.

Deadlines:

  •   – Call for proposals published
  •   – Submission deadline
  •   – Budget allocation to eligible partners
  •   – Kick-off of Topic Tables and Flexfunds projects

Applicants will receive a notification on the rating of their proposal after the Review Board completes its work in June 2026.



Auswahlverfahren

Die eingereichten Anträge werden durch ein von der Steuerungsgruppe mandatiertes Review Board begutachtet, das aus fachkundigen Community-Vertreter:innen zusammengesetzt ist. Sie erstellen ein Ranking und Empfehlungen, über die die Steuerungsgruppe im Rahmen der von ihr verantworteten Budgetaufstellung für jedes Kalenderjahr entscheidet.  Konsortialpartner erhalten die Bewilligung als gesonderte Budgetzuweisung  im Rahmen ihrer Budgetzuweisung für das jeweilige Kalenderjahr.  


The applications submitted are assessed by a review board mandated by the Steering Commitee (SC), which is made up of expert community representatives. They draw up a ranking and recommendations, which the Steering Commitee decides on as part of the budget allocation for each calendar year for which it is responsible. Consortium partners receive the approval as a separate budget approval within their budget allocation for the respective calendar year.


Einreichung

Füllen Sie zur Einreichung eines Topic Table Proposal bitte folgende Dokumente aus: 

  • Das Antragsformular "DTT0_Topic_Table_call_2026.docx"
  • Die Kostenkalkulation "DTT1_Finanzkalkulation.xlsx"

und reichen Sie unter:  Owncloud Ordner wird noch erstellt, die Dokumente mit Ihrem Namen als Präfix in der Dateibenennung ein.

Beispiel:

      "Fischer_DTT0_Topic_Table_call_2026.docx"


Zu Informationszwecken finden Sie ebenfalls die Datenschutzrichtlinie DTT2_Datenschutz.pdf


Submission

To submit a Topic Table proposal, please complete the following documents: 

  • The application form “DTT0_Topic_Table_call_2025.docx”
  • The cost calculation “DTT1_Finanzkalkulation.xlsx”

and submit under:  Owncloud Ordner wird noch erstellt  the documents with your name as a prefix in the file name.

Example:

      “Fischer_DTT0_Topic_Table_call_2025.docx”


For information purposes, you will also find the privacy policy DTT2_Datenschutz.pdf



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