Page History

Definition Topic Table:

Topic Tables sind zeitlich begrenzte Arbeitsgruppen innerhalb der Community oder einer Sub-Community, die sich datenbezogene Herausforderung des Forschungsdatenmanagements (RDM) widmen. Sie bieten eine Plattform zur gemeinsamen Entwicklung von Lösungen oder Lösungskonzepten für (datenrelevante) Bedarfe innerhalb der Biodiversitätsforschung. Das Format ermöglicht es, über die Zusammenarbeit mehrerer Partner hinweg konkrete Outputs z.B. Workflows, Strategien, Whitepapers, Datenprodukte  oder Leitlinien zu erstellen und deren Nutzung zu verbreiten. 

Vorschläge einreichen 

Grundsätzlich sind alle Akteur:innen der Biodiversitätscommunity dazu eingeladen, Vorschläge für Topic Tables einzureichen.

Folgende Voraussetzungen müssen dabei erfüllt sein:

• Das Thema wird von mindestens zwei Institutionen gemeinsam bearbeitet
• Soweit Finanzmittel beantragt werden, muss mindestens ein Konsortialpartner in NFDI4Biodiversity beteiligt sein (Liste von Partnern: siehe Letter_of_intent). Um die Weiterleitung von Mitteln (gemäß Kooperations- und Mittelweiterleitungsvertrag) zu ermöglichen, solle dieser als antragstellende Person fungieren.
• Für jeden Topic Table wird eine Kontaktperson für die Kommunikation mit dem Konsortium benannt (diese kann von der antragstellenden Person abweichen)  
• Das Thema adressiert eine abgrenzbare, in der Biodiversitäts-Community vorhandene Herausforderung in Sachen Datenmanagement

Geht es später an die Einberufung der Arbeitsgruppe, fungiert der federführende NFDI4Biodiversity Konsortialpartner als einladende Institution.

Wie sieht die Finanzierung aus? 

Für die Topic Tables wird es jährliche Calls geben- zeitlich mit dem Flexfunds projekt calls, wobei nur Sachmittel eingeworben können.

Diese Sachmittel können als Reisemittel, Tagungs- oder Workshopmittel oder Publikationskosten genutzt werden.

Es ist nicht möglich über Topic Table Personalmittel zu beantragen.

Zu Orientierung für die Budgetanfrage 

• Für einen Workshop mit einer Publikation in einem open access journal können rund 5.000- 10.000€ angesetzt werden 

What does the funding look like? 

There will be annual calls for the Topic Tables - timed to coincide with the Flexfunds project calls, whereby only material resources can be acquired.

These funds can be used for travel, conferences, workshops or publication costs.

It is not possible to apply for personnel funds via Topic Table.

Guidance for the budget request 

• For a workshop with a publication in an open access journal, around €5,000-€10,000 can be estimated 

Wer kann Vorschläge einreichen? 

Generell kann jeder oder jede einen Topic Table beantragen. Kriterien die erfüllt werden müssen sind:

• Es müssen mindestens aus 2 Institutionen beteiligt sein
• Ein Institution muss Partner im NFDI4Biodiversity sein um die Mittelweiterleitung zu ermöglichen (optimal wäre auch wenn diese Institution den Antrag auch einreicht) 
• Für jeden Topic Tables muss eine Ansprechsperson zur Kommunikation mit dem Konsortium definiert werden (dies kann von der antragsstellenden Person abweichen)  

Während der Laufzeit der Topic Tabels fungiert die entsprechende Partnereinrichtung, welche die finanziellen Mittel bekommt als einladende Einreichtung. 

Wer entscheidet über die Vergabe ? 

Über die Akzeptanz der Topic Tables entscheidet am Ende das vom SC einberufene Reviewboard das aus Experten der entsprechenden Fachgebiete zusammengesetzt ist.

Beteiligungsmöglichkeiten 

 Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich an Topic Tables zu beteiligen:

1. Einen eigenen Topic Table einreichen
   1. Identifikation eines Problems oder Themas in der Biodiversitätscommunity, das dringend einmal angegangen werden sollte.
   2. Mitstreiter:innen suchen (s. auch Vorschläge einreichen)
   3. Antragsformular ausfüllen ( Beispiel als Ausfüllhilfe: Beispiel_DTT0_Topic_Table_call_2025_hisoric_data.pdf) 
2. Teilnahme an kommenden Umfragen (TBA- kommt bald), in denen bereits bestehende Ideen konsolidiert und Interessensbekundungen für die Beteiligung an möglichen Topic Tables eingesammelt werden
   1. Zur Inspiration findet sich eine vorläufige Ideensammlung von Topic Tables hier: Ideensammlung für Topic Tables  
3. Des Weiteren können Interessierte nach Rücksprache mit der betreffenden Topic-Table-Kontaktperson an laufenden Topic Tables teilnehmen

Who selects the successful proposals? 

The acceptance of the topic tables is ultimately decided by the review board convened by the SC, which is made up of experts from the relevant specialist areas.

An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Für generelle Fragen wendet euch an den Helpdesk. 

Bei konkreterne Fragenzu spezifischen Topic Tablen zu Ideen oder während ein Topic Table schon läuft meldet euch bei der entsprechenden Koordination in TA1 (wird noch bekannt gegeben)

Was sind mögliche Topic Tables ?/ Aktion items for Topic Tables / How to 

Topic Tables müssen sich mit zu beantwortbare Fragen/Fragestellungen beschäftigen. 

Macht aus Themen oder Bereiche konkrete Fragestellung (Beispiele unten) bilden

Wichtig für einen Topic Table sind vor allem eine genauer Definition des zu bearbeitenden Topics. 

Zusätzlich müssen für die Antragsstellung folgende Dinge identifiziert werden:

• Wer ist die Zielgruppe
• Passt das Problem zu dem NFDI4Biodiversity Work programm 
• Sind relevante Akteure die in dem Feld aktiv sind involviert
• Kann das Problem in dem vorgesehenen Zeitraum (1 Jahr) abgeschlossen werden
• In welcher Weise sollen die Resultate präsentiert werden / Welches output Format soll gewählt werden 
• ... 

Beispiel für einen Topic Table: 

Topic Table Title : 

Digitalisation of historic biodiversity data 

Was ist die Problemstellung:  (INFO: Hier muss das genaue Problem was behandelt werden wird möglichst genau beschreiben werden 

Historische Daten spielen eine entscheidende Rolle in der Biodiversitätsforschung, da sie wertvolle Einblicke in langfristige Trends ermöglichen. Ein Großteil der historischen Daten liegt jedoch ausschließlich in analoger Form vor. Die aufwendige Identifikation, Erfassung und Auswertung dieser Daten stellt eine erhebliche Hürde dar, weshalb sie bislang nur selten systematisch für Forschungszwecke herangezogen werden.  

Wer soll mitmachen: (INFO: Hier sind entsprechende Domain-Experten von Relevanz. Und es muss mindestens ein NFDI4BD Partner dabei sein )

• Als Archiv dass solche Analogen Daten bereitstellen kann - GDA
• Als Vertreter der Computational Historical ecology - Uni Passau 
• Ein Vertreter der sich im Bereich Biodiversität auskennt - ? (Muss vielleicht noch gesucht werden ) 

Was ist das Ziel:

Einen Blueprint/ein Konzept zu erstellen, wie die Digitalisierung historischer Quellen mit Biodiversitäts Bezug abzulaufen hat.  Von der Evaluierung der Wichtigkeit der möglichen Quellen , über die Möglichkeiten der Transkribierung mit unterschiedlichen Methoden bis zur Extraktion von Daten und deren Nutzung in Biodiversitätsanalysen. 

Wie soll das Ziel erreicht werden:

Es sollen die teilweise bestehenden Expertisen aus dem vorherigen Projekt sowie von anderen Projekten gesammelt werden und als Konzept ausgearbeitet werden, das die Nachnutzung durch andere Stellen sicherstellt. Dabei soll es zu regelmäßigem Austausch sowohl in person als auch online geben sowie gegen Ende der Laufzeit eine Veranstaltung, bei der das Konzept vorgestellt wird und Feedback und auch praktische noch zu lösende Probleme angesprochen werden. 

Ansprechperson:

• Name
• E-Mail
• Institut
• ORCID(optional)

Ansprechperson:

• Name
• E-Mail
• Institut
• ORCID(optional)

• Name: Giada Matheisen
• E-Mail: giada@gda-bayern.de
• Institut: Generaldirektion der staatlichen Archive Bayerns
• ORCID: 123 456

Topic Table Participants

1. Participant

• Name
• E-Mail
• Institut
• ORCID(optional)

2. Participant:

• Name
• E-Mail
• Institut
• ORCID(optional)

3. Participant: 

.... 

Topic Table Participants

1. Participant

• Name
• E-Mail
• Institut
• ORCID(optional)

2. Participant:

• Name
• E-Mail
• Institut
• ORCID(optional)

3. Participant: 

.... 

weiter NFDI4BD Partner → förderungsberechtigt):

1. Participant:

• Name: Malte Rehbein 
• E-Mail: malte@uni-passau.de
• Institut: Uni Passau
• ORCID: 987 654

weitere Beteiligte - kein NFDI4BD Partner

2. Participant 

• Name: Herr Förster
• E-Mail: förster@förster-passau.de
• Institut: Förster im Stadtwald Passau 

.....

Da Topic Tables keine geschlossenen Projekte darstellen können im Laufe der Zeit auch noch weitere Personen hinzukommen.

Es konnen auch noch wünsche für weiter Participants angegeben werden.

Zuordnung zu Overall Aims:

Zuordnung zu Overall Aims:

• OA1: Foster networking and self-organisation in the community to adopt best practices in research data management and FAIR data mobilisation
• OA2: Strengthen participation, training and dissemination of best practices in the community

• Community activation
• Trainings
• Data integration

Output Kategorisierung:

Output Kategorisierung:

• guidelines/Recommendations 
• Workshop paper

Arbeitsablauf:

• Wie oft soll sich getroffen werden/Was ist der geplante Turnus? 
• Wir of in person/ virtuelle Meetings? 
• Wie oft werden Räumlichkeiten benötigt? 
• Soll eine spezifische Methodik angewendet werden?
• Braucht es zusätzliche Expertise? 

Arbeitsablauf:

• Wie oft soll sich getroffen werden/Was ist der geplante Turnus? 
• Wir oft in person/ virtuelle Meetings? 
• Wie oft werden Räumlichkeiten benötigt? 
• Soll eine spezifische Methodik angewendet werden?
• Braucht es zusätzliche Expertise? 

• 1x monatlich
• 10x virtuell, 2x in person 
• 2x räume für in person Meetings
• Nutzung von Umfragen
• Keine zusätzliche Expertise nötig

Zeitplan

Zeitplan

1 Jahr Laufzeit

• Start Januar 2026 mit Kick-off -  erstes in person Treffen - Onboardin gin NFDI4BD
• Nach 6 Monaten - Grobkonzeptentwurf
• Nach 9 Monaten- Workshop mit Vorstellung vom Grobentwurf
• Nach 12 Monaten - finalisiertes Konzept und publikation auf Zendodo
• Im 12 Monat- Präsentation der Ergebnisse in NFDI4BD

Ressourcen

Ressourcen

• Geld
  • 1000€ für In person Treffen (Catering, location etc.) 

• Unterstützung aus dem Konsortium
• PR
• Legal
• Organisation
• Entsprechender TAs

Nach dem Topic Table

• Implementierung geplant? 

Nach dem Topic Table

• Implementierung geplant? 

Z.B. eine Vergleichsstudie von Transkriptions Tools 

Benefits von den generierten Outputs

Benefits von den generierten Outputs

• Guidlines für andere Archive zur "bergung" Biodiversiätsrelevanter Daten

Übersicht von möglichen Topic Tabels:

Hier findet sich eine übersicht über mögliche Topic Tables. Einige Vorschläge kommen aus dem Antrag , andere über Workshops oder bereits im Vorfeld eingegangene Ideen. 

Ein Auftauchen in dieser Liste heißt nicht dass diese Topic Tables auf jeden Fall startet und auch nicht dass das Thema schon fertig ausgearbeitet ist. Zusätzlich ist nicht geplant dass alle Topic Tables gleichzeitig starten sondern sich auf die Laufzeit verteilen. 

Außerdem wäre auch wünschenswert zu beachten wo synergien mit anderen Konsortien oder Projekten besteht. 

Development of a German OBIS node 

Streamlining data management in long term monitoring programs

Data mobilisation strategy for soil  biodiversity

Data mobilisation for freshwater  biodiversity

Enhancing data availability in the field  of agrobiodiversity

Digitalisation strategy for historic forest  data

AI & ecology 

Developing Standard Operating Procedures implemented in ELN (Electronic lab notebooks)

Data Curation discussion table: 

• Best practices 
• Existing tools
• Missing tools 
• Support 

Concept and Strategy for Scientific Data Trustee Organisation

Selbstlerneinheiten/Trainingsmaterial für Ehrenamtler die für verschiedene Projekte flexible angepasst werden können. 

DMP für Citizen Science?

Portalentwicklung

Wie müssen organisatorisch die Datenflüsse bei mehreren Portalen umgesetzt werden. Welches Portal wird für welche Zwecke verwendet? 

Abstimmung von Portalbetreibern im Bereich Biodviersität

Deutscher GBIF Knoten

Umgang mit Data papern

Diskussion über Umgang mit Data papern - Als Follow- up über GBIF Data paper 

data-based indicators for the evaluation of researcher and research institute performance

Improving reusability of sequence data by avoiding post-submission data curation

Langzeitarchivierung 

Wie kann das Forschungsdatenmanagement im Vollen Betrieb umgesetzt werden - passende Tools dafür finden 

 Wie können Flächennutzungsdaten und Biotoptypenkarten miteinander kombiniert werden?

Wie lässt sich Datenharmonisierung zwischen Datenbanken erreichen?

Wie kann die GBIF’s IPT Cloud für jeden Forscher zugänglich gemacht werden? 

Wie bekommt man den Überblick wo welche Monitoringdaten liegen?

Wie können potentiell relevante 'Quellen für die Biodiversitätsforschung identifiziert werden? 

Welche Methoden sind "am besten" für die auswertung analoger Texterzeugnisse geeignet?

Wie kann die Datenqualität erhöht werden? 

Laufende Topic Tables:

 Coming soon in January 2026 

Finanzierung und Fristen

Die Förderung erfolgt vorbehaltlich einer Bewilligung der Mittel für die zweite Förderphase, die wir  im Spätsommer 2025 erwarten.

Förderfähige Aktivitäten

Anträge können sich auf folgende Bereiche beziehen:

• Workshops und Vernetzungsveranstaltungen
• Konzeptentwicklung von Datenprodukten und -infrastrukturen (z.B. Roadmaps, Workflows etc.)
• Publikationen und Dokumentationen (Leitlinien, Grundsatzpapiere, Whitepapers, ...) 
• Stakeholder-Engagement und Community-Integration
• Erstellung von Folgeanträgen

Finanzierung

• Zur Unterstützung der Topic Tables werden Sachmittel bereitgestellt, etwa für Reisen zu Präsenztreffen, Tagungen, Workshops oder Publikationen.
• Personalmittel zu beantragen, ist hingegen nicht möglich.

Als Orientierung für die Budgetbeantragung kann für einen Topic Table, inklusive Workshop und Publikation in einem Open Access Journal, mit ca. 5.000 bis 10.000 Euro gerechnet werden. 

Als Option steht es den Gruppen offen, sich für die Umsetzung ihrer Konzepte mit bestehenden Partnereinrichtungen inner- oder außerhalb des Konsortium um eine weitere Finanzierung zu bewerben. 

Fristen

Laufzeit: Die Standardlaufzeit beträgt ein Kalenderjahr, beginnend am 1. Januar. Eine Verlängerung des Topic Tables ist durch einen erneuten Antrag möglich.

Fristen:

• 24 Mar 2025  – Veröffentlichung des Calls
• 07 May 2025  – Einreichungsfrist
• 01 Sep 2025  – Versand der Budgetzuweisungen 
• 01 Jan 2026  – Kick-off der Topic Tables und Flexfunds-Projekte

Nach der Sitzung des Review Boards im Juni 2025 wird eine Zwischeninformation an die antragstellende Person versandt.

Auswahlverfahren

Die eingereichten Anträge werden durch ein von der Steuerungsgruppe mandatiertes Review Board begutachtet, das aus fachkundigen Community-Vertreter:innen zusammengesetzt ist. Sie erstellen ein Ranking und Empfehlungen, über die die Steuerungsgruppe im Rahmen der von ihr verantworteten Budgetaufstellung für jedes Kalenderjahr entscheidet. Konsortialpartner erhalten die Bewilligung als Teil ihrer Budgetzuweisung für das jeweilige Kalenderjahr.  

Einreichung

Füllen Sie zur Einreichung eines Topic Table Proposal bitte folgende Dokumente aus: 

• Das Antragsformular "DTT0_Topic_Table_call_2025.docx"
• Die Kostenkalkulation "DTT1_Finanzkalkulation.xlsx"

und reichen Sie unter: (geschlossen), die Dokumente mit Ihrem Namen als Präfix in der Dateibenennung ein.

Beispiel:

      "Fischer_DTT0_Topic_Table_call_2025.docx"

Zu Informationszwecken finden Sie ebenfalls die Datenschutzrichtlinie DTT2_Datenschutz.pdf, sowie ein Beispielantrag für einen Topic Table mit dem Name "Digitalisation of historic biodiversity data".