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Über die

Was sind

Topic Tables

?

Topic Tables sind zeitlich begrenzte Arbeitsgruppen innerhalb der (Sub-)Community, die sich Herausforderung des Forschungsdatenmanagements (FDM) widmen. Sie bieten eine Plattform zur gemeinsamen Entwicklung von Lösungen oder Lösungskonzepten für (datenrelevante) Bedarfe innerhalb der Biodiversitätsforschung. Das Format ermöglicht es, über die Zusammenarbeit mehrerer Partner hinweg konkrete Outputs z.B. Workflows, Grundsatzpapiere, Roadmaps, Whitepapers, Datenprodukte, Leitlinien oder konkrete Folgeanträge zu erstellen. 

Mit der Community für die Community: Zu den Grundsäulen von NFDI4Biodiversity gehört es, die Biodiversitätsfachgemeinschaft aktiv in die Arbeit des Konsortiums einzubeziehen und zur Mitgestaltung einzuladen. Ein neues Format hierfür sind die Topic Tables: sinnbildliche Thementische, an denen Herausforderungen im Bereich des Forschungsdatenmanagements angegangen werden können, für die bisher der Ort oder das Team fehlten. Ziel ist es, sich in Arbeitsgruppen zusammenzufinden und gemeinsam Lösungsansätze für komplexere Herausforderungen vorzudenken – etwa in Form eines Grundsatzpapiers, eines White Papers, einer Roadmap, einer Leitlinie oder eines Folgeantrags, um das Vorhaben weiter voranzubringen. Die Topic Tables bieten so Gelegenheit, sich innerhalb des großen und diversen NFDI4Biodiversity-Expertennetzwerks sowie der erweiterten Community zu vernetzen und mit vereinten Kräften unmittelbar Verbesserungen anzustoßen.Im Renewal Proposal vom NFDI4Biodiversity Konsortium wurden Topic Tables als Instrument für die Community angelegt. Dabei bieten die Topic Tables die Möglichkeit in einem zeitlich begrenzen Rahmen an konkreten Ideen und Problem zu arbeiten. 

Der Fokus liegt dabei auf einem spezifischen Thema (Topic) welches , das im gemeinsamen Austausch oder in Workshops bearbeitet wird und am Ende in Form entsprechender Outputs der Community zur Nutzung und Weiterbearbeitung zur Verfügung gestellt wird. Worum es dabei geht, ist den Arbeitsgruppen freigestellt, jedoch muss ein Bezug zu den Zielen und Aufgabenbereichen im Arbeitsprogramm für die zweite Förderphase existieren (nähere Informationen zum Arbeitsprogramm findet sich hier: Participation in Funding Phase II).

Organisatorisch sind die Topic Tables in Task Area 1 – Community Enabling and Support (2enable) angesiedelt. werden kann und dann mit Hilfe entsprechender Outputs für die ganze Community bereitzustellen und entsprechend skalierbar zu machen. Aufgrund dieses Setups werden die Topic Tables im  Konsortium in Task Area 1-  Community enabling and support (2enable) angegliedert. 


Info
titleEnglish version

Topic Tables are temporary working groups within the community or a sub-community that are dedicated to data-related research data management (RDM) challenges. They offer a platform for the joint development of solutions or solution concepts for (data-relevant) needs within biodiversity research. The format makes it possible to create concrete outputs, e.g. workflows, policy papers, roadmaps, white papers, data products, guidelines or concrete follow-up applications, through the cooperation of several partners. 

In the NFDI4Biodiversity consortium's renewal proposal, topic tables were created as a tool for the community. The topic tables offer the opportunity to work on specific ideas and problems flexibly and within a time-limited framework. With the community for the community: One of the cornerstones of NFDI4Biodiversity is to actively involve the biodiversity community in the work of the consortium and invite them to help shape it. A new format for this are the Topic Tables: symbolic theme tables where challenges in the field of research data management can be tackled for which a functional structure or team was previously lacking. The aim is to come together in working groups and jointly develop solutions for complex challenges in the field - for example in the form of a policy paper, a white paper, a roadmap, a guideline or a follow-up application to take the issue forward. The Topic Tables provide an opportunity to capitalise on the large and diverse NFDI4Biodiversity network of experts and the wider community in order to achieve direct improvements.

The focus is on a specific topic, which can be is worked on in joint discussions or workshops and is then made available to the community for use and further development in the form of corresponding outputs. The working groups are free to decide what they want to work on, but there must be a link to the objectives and areas of activity in the work programme for the second funding phase (more information on the work programme can be found here: Participation in Funding Phase II).

Organisationally, the Topic Tables are located in entire community with the help of corresponding outputs and made scalable accordingly. Based on this set-up, the Topic Tables in the consortium are assigned to Task Area 1 - Community enabling Enabling and support Support (2enable). 

Panel

Funding Application for NFDI4Biodiversity Topic Table Tables 2025

Target group: 

  1. Any researcher affiliated with an NFDI4Biodiversity consortium member organization can may apply.
  2. Applicants not affiliated with an NFDI4Biodiversity consortium member organization can apply if they cooperate with a member organization.

Deadline:  

Project duration: max. 1 year

Product owner: TA1M1 LeadContact person: Sarah Fischer 

Keywords:  Topic Topic Table


Wer kann

Vorschläge

einreichen? 

einreichen 

Grundsätzlich sind alle Akteur:innen der Biodiversitätscommunity dazu eingeladen, Topic-Table-Themen Vorschläge für Topic Tables einzureichen.

Folgende Vorraussetzungen Voraussetzungen müssen dabei erfüllt sein:

  • Es müssen Das Thema wird von mindestens zwei Institutionen an dem Thema zusammenarbeitengemeinsam bearbeitet
  • Soweit Finanzmittel beantragt werden, muss mindestens ein Konsortialpartner in NFDI4Biodiversity beteiligt sein (Liste von Partnern: siehe Letter_of_intent). Um die Weiterleitung von Mitteln Mindestens eine Institution muss Partner in NFDI4Biodiversity sein, um die Weiterleitung der Mittel (gemäß Kooperations- und Mittelweiterleitungsvertrag) zu ermöglichen (diese Institution sollte als Antragsteller fungieren) , solle dieser als antragstellende Person fungieren.
  • Für jeden Topic Table muss wird eine Kontaktperson für die Kommunikation mit dem Konsortium benannt werden (diese kann von der antragsstellenden antragstellenden Person abweichen)    
  • Das Thema adressiert eine abgrenzbare, in der Biodiversitäts-Community vorhandene Herausforderung in Sachen Datenmanagement

Geht es später an die Einberufung der Arbeitsgruppe, fungiert die der federführende NFDI4Biodiversity -Partnereinrichtung Konsortialpartner als einladende Institution.


Info
titleEnglish version

Submit Topic Tables

In principle, all stakeholders in the biodiversity community are invited to submit Topic Tables.

The following requirements anyone can apply for a topic table. The following criteria must be met:

  • The topic is being worked on jointly by at least two institutions
  • If funding is requested, at least one consortium partner must be involved in NFDI4Biodiversity (list of partners: Letter_of_intent). In order
  • At least 2 institutions must be involved
  • At least one institution must be a partner in NFDI4Biodiversity to enable the transfer of funds (in accordance with the DFG cooperation and funding transfer agreement) (, this institution partner should also submit the application)act as the applicant.
  • A contact person for communication with the consortium must be is named for each topic table Topic Table (this person may be different differ from the person submitting the proposalapplication)  
  • The topic addresses a definable data management challenge that exists in the biodiversity community

If the working group is later convened, the lead NFDI4Biodiversity consortium partner During the term of the Topic Tables, the respective partner institution acts as the inviting institution for events. 


Beteiligungsmöglichkeiten 

Förderfähige Aktivitäten für Topic Table

Anträge können sich auf folgende Bereiche beziehen:

  • Workshops und Vernetzungsveranstaltungen
  • Konzeptentwicklung von Datenprodukten und -infrastrukturen (z.B. Roadmaps, Workflows etc.)
  • Publikationen und Dokumentationen (Leitlinien, Grundsatzpapiere, Whitepapers, ...) 
  • Stakeholder-Engagement und Community-Integration
  • Erstellung von Folgeanträgen
Info
titleEnglish version

Applications can relate to the following areas:

  • Workshops, round tables and networking events
  • Concept development of data products and infrastructure s(e.g. roadmaps, workflows, etc.)
  • Publications and documentation (guidelines, policy papers, white papers, ...) 
  • Stakeholder engagement and community integration
  • Preparation of follow-up applications
Wie kann ich mich beteiligen? 

 Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich an Topic Tables zu beteiligen:

  1. Einen eigenen Topic Table einreichen
    1. Identifikation einen eines Problems oder Themas in der Biodiversitätscommunity, das dringend einmal angegangen werden muss
    2. Partner suchen
    3. sollte.
    4. Mitstreiter:innen suchen (s. auch Vorschläge einreichen)
    5. Antragsformular ausfüllen Antragsformular ausfüllen  ( Beispiel als Ausfüllhilfe siehe unten) [Anker]: Beispiel_DTT0_Topic_Table_call_2025_hisoric_data.pdf) 
  2. Teilnahme an kommenden Umfragen (TBA- LINK- Beschreibung bei "Wie läuft die Umfrage ab?")  wo kommt bald), in denen bereits bestehende Ideen konsolidiert und interessensbekundungen Interessensbekundungen für die Beteiligung an möglichen Topic Tables eingesammelt werden
    1. Zur Inspiration findet sich die bisherige eine vorläufige Ideensammlung von Topic Tables unterhier: Inspiration Ideensammlung für Topic Tables - NFDI4Biodiversity - GFBio Confluence)   
  3. Des Weiteren können Interessenten an laufenden Topic Tables, Interessierte nach Rücksprache mit der betreffenden Topic-Table-Kontaktperson , teilnehmen. an laufenden Topic Tables teilnehmen


Info
titleEnglish version

 There There are various ways to participate in topic tablesTopic Tables:

  1. Create Submit your own topic tableTopic Table
    1. Identify a problem or issue topic in the biodiversity community that urgently needs to be addressed.
    2. Find fellow campaigners (see also Submit Topic Tables)Look for independent partners
    3. Fill out an the application form (see below for an example) [Anchor]: Beispiel_DTT0_Topic_Table_call_2025_hisoric_data.pdf) 
  2. Participate Participation in upcoming surveys (TBA LINK description under “How does the survey work?”) where - coming soon), in which existing ideas are consolidated and expressions of interest for participation in possible Topic Tables are collected
    1. For inspiration, the previous a preliminary collection of ideas from for Topic Tables can be found here (extra page): Ideensammlung für Topic Tables  
  3. Furthermore, interested parties can participate in ongoing Topic Tables After the start of the Topic Tables, interest can still be expressed and, after consultation with the relevant Topic Table contact person, participation is still possible ts. 




Finanzierung und Fristen

Die Förderung erfolgt vorbehaltlich einer Bewilligung der Mittel für die zweite Förderphase, die wir  im Spätsommer 2025 erwarten.

Förderfähige Aktivitäten

Anträge können sich auf folgende Bereiche beziehen:

  • Workshops und Vernetzungsveranstaltungen
  • Konzeptentwicklung von Datenprodukten und -infrastrukturen (z.B. Roadmaps, Workflows etc.)
  • Publikationen und Dokumentationen (Leitlinien, Grundsatzpapiere, Whitepapers, ...) 
  • Stakeholder-Engagement und Community-Integration
  • Erstellung von Folgeanträgen


Info
titleEnglish version

Funding and deadlines

Funding is subject to approval of the consortium´s proposal for the second funding phase in late summer 2025.

Eligible activities

Applications can relate to the following areas:

  • Workshops and networking events
  • Concept development of data products and infrastructures (e.g. roadmaps, workflows, etc.)
  • Publications and documentation (guidelines, policy papers, white papers, ...)
  • Stakeholder engagement and community integration
  • Preparation of follow-up applications


Finanzierung

Bewerbung und Fristen

  • Zur Unterstützung der Topic Tables werden Sachmittel bereitgestellt, etwa für Reisen zu Präsenztreffen, Tagungen, Workshops oder Publikationen.
  • Personalmittel zu beantragen, ist
nicht möglich.

Einreichungsfrist: XX.05.2025 

Laufzeit: Die Standardlaufzeit beträgt ein Kalenderjahr, beginnend am 1. Januar. Eine Verlängerung des Topic Tables ist durch einen erneuten Antrag
  • hingegen nicht möglich.

Als Orientierung für die Budgetbeantragung kann für einen Topic Table, inklusive Workshop und Publikation in einem Open Access Journal, mit ca. 5.000 - bis 10.000 ,- € Euro gerechnet werden. 

Als Option steht es Topic Tables den Gruppen offen,sich für die Umsetzung ihrer Konzepte mit bestehenden Partnern sich Partnereinrichtungen inner- oder außerhalb des Konsortium für um eine weitere Finanzierung zu bewerben. 

Info
titleEnglish version

Funding

  • Resources are provided to support the Topic Tables, for example for travelling to face-to-face meetings, conferences, workshops or publications.
  • However, it
Applications can be submitted until XX.05.2025. There will be annual calls for Topic Tables - at the same time as the calls for the Flexfunds project. Only material funds in the form of travel expenses, workshop costs or publication costs can be requested for Topic Tables. It
  • is not possible to apply for personnel
funds  The standard duration of Topic Tables is one calendar year. The duration can be extended by submitting a new applicationSubmission: [Link to application form]
  • funding.

As a guideline guide for the budget application, approx. 5,000 - 10,000,- € can be expected for budget applications, a Topic Table including  one , including workshop and one publication in an open access journal. , can be expected to cost around 5,000 to 10,000 euros. 

Topic Table teams have the option of applying for further funding for the realisation As an option, Topic Tables can apply for support for the implementation of their concepts with existing partners in the Topic Table, the consortium and/or external partners via the general Flexfunds mechanism. The selection is made by an independent review board in consultation with the steering group. The funded Topic Tables will be integrated into the NFDI4Biodiversity work program. 

 

Fristen

partner institutions within or outside the consortium. 


Fristen

Laufzeit: Die Standardlaufzeit beträgt ein Kalenderjahr, beginnend am 1. Januar. Eine Verlängerung des Topic Tables ist durch einen erneuten Antrag möglich.

Fristen:

  •  
März 2025
  • – Veröffentlichung des Calls
Anfang Mai
  •   – Einreichungsfrist
August
  •   –
Bekanntgabe der Auswahl nach Budgetplanung durch das Steering Committee
  • Versand der Budgetzuweisungen 
  •  
Januar 2026
  • – Kick-off der Topic Tables und Flexfunds-Projekte

Nach der Sitzung des Review Boards im Juni 2025 wird eine Zwischeninformation an die antragstellende Person versandt.


Info
titleEnglish version

Term: The standard term is one calendar year, starting on 1 January. The Topic Table can be extended by submitting a new application.

Deadlines:

  •   –

English Version

Deadlines

  • March 2025 – Call for proposals published
  • Early   – Submission deadlineAugust
  • – Selection announcement after budget planning by the Steering Committee  – Budget allocation to eligible partners
  •   – January 2026 – Kick-off of Topic Tables and Flexfunds projects

Vergabe

Darüber, welche der eingereichten Topic Table-Themen eine Förderung erhalten, entscheidet ein Ausschuss aus thematisch geeigneten Expert:innen, das vom Steering Committee einberufen wird.

Info

English Version

A group of experts with the right skills and knowledge, which is organised by the Steering Committee, decides which of the submitted topics will receive funding.

Applicants will receive a notification on the rating of their proposal after the Review Board completes its work in June 2025.



Auswahlverfahren

Die eingereichten Anträge werden durch ein von der Steuerungsgruppe mandatiertes Review Board begutachtet, das aus fachkundigen Community-Vertreter:innen zusammengesetzt ist. Sie erstellen ein Ranking und Empfehlungen, über die die Steuerungsgruppe im Rahmen der von ihr verantworteten Budgetaufstellung für jedes Kalenderjahr entscheidet. Konsortialpartner erhalten die Bewilligung als Teil ihrer Budgetzuweisung für das jeweilige Kalenderjahr.  


Info
titleEnglish version

The applications submitted are assessed by a review board mandated by the SC, which is made up of expert community representatives. They draw up a ranking and recommendations, which the steering group decides on as part of the budget allocation for each calendar year for which it is responsible. Consortium partners receive approval as part of their budget allocation for the respective calendar year


Einreichung

Füllen Sie zur Einreichung eines Topic Table Proposal bitte folgende Dokumente aus: 

  • Das Antragsformular "DTT0_Topic_Table_call_2025.docx"
  • Die Kostenkalkulation "DTT1_Finanzkalkulation.xlsx"

und reichen Sie unter: (geschlossen), die Dokumente mit Ihrem Namen als Präfix in der Dateibenennung ein.

Beispiel:

      "Fischer_DTT0_Topic_Table_call_2025.docx"


Zu Informationszwecken finden Sie ebenfalls die Datenschutzrichtlinie DTT2_Datenschutz.pdf, sowie ein Beispielantrag für einen Topic Table mit dem Name "Digitalisation of historic biodiversity data".


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Info
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Submission

To submit a Topic Table proposal, please complete the following documents: 

  • The application form “DTT0_Topic_Table_call_2025.docx”
  • The cost calculation “DTT1_Finanzkalkulation.xlsx”

and submit under: (closed)  the documents with your name as a prefix in the file name.

Example:

      “Fischer_DTT0_Topic_Table_call_2025.docx”


For information purposes, you will also find the privacy policy DTT2_Datenschutz.pdf, as well as an example for a Topic Table with the name “Digitization of historical biodiversity data”.

Einreichung / Application

HIER TOPIC TABLE CALL

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